Le Cercle
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Le cercle généalogique de Saintonge : les statuts
(déposés le 30 Octobre 1985 à la Sous Préfecture de Saintes, sous le N° 2460)
statuts modifiés et adoptés par les Assemblées Générales extraordinaires
des 30 /11/1989, 19/01/1990, 14/12/1993, 17/11/1998 et 18 Mars 2007
Article 1er - Création - Dénomination
Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une Association régie par la loi du 1er Juillet 1901 et le décret du 16 Août 1901, ayant pour nom : « Cercle généalogique de Saintonge »
Article 2 - Buts
Cette association a pour but :
- de réunir les généalogistes amateurs qu'ils soient débutants ou confirmés,
- de favoriser les contacts et échanges mutuels d'informations et de documents
- d'entreprendre en commun des travaux et des études d'intérêt généalogique,
- de participer à toute action entreprise pour développer, coordonner, vulgariser la généalogie
Article 3 - Actions et moyens
Pour réaliser ces buts, l'association peut :
- Accueillir dans ses locaux les généalogistes débutants,
- Collecter, étudier, sauvegarder les relevés des registres paroissiaux et d'actes notariés et autres documents,
- Informatiser et mettre à la disposition des adhérents, dans la salle de lecture, les ordinateurs sur lesquels sont enregistrées toutes les données,
- Créer, organiser, administrer un service d'entraide,
- Editer, publier, animer tout support de communication pour valoriser l'association (revues, rencontres, conférences)
- Organiser, réaliser, encourager toute activité par des manifestations, des sorties journée du patrimoine, expositions, congrès ...
- Créer des antennes dans les communes environnantes
Article 4 - Siège Social
Le siège social est fixé 8, rue Mauny 17100 Saintes. Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d'administration.
Article 5 - Durée de l'association
La durée de l'association est illimitée
Article 6 - Composition
L'association se compose de :
a) membres d'honneur b) membres actifs ou adhérents d) membres bienfaiteurs
Sont membres d'honneur, ceux qui ont rendu des services reconnus et signalés à l'association. Ils sont dispensés de cotisations, ont voix consultative à l'assemblée générale et ne sont ni électeurs ni éligibles ;
Sont membres actifs ou adhérents, ceux qui paient leur cotisation annuelle après avoir signé une fiche d'adhésion et réglé le montant du droit d'entrée. Ils participent par leur engagement permanent à la réalisation des objectifs de l'association
Sont membres bienfaiteurs, ceux qui paient ou non une cotisation ou faisant un don significatif à l'association
Le règlement intérieur précisera certaines particularités concernant les cotisations ainsi que les avantages rattachés.
Article 7 - Radiation
La qualité de membre se perd par :
- la démission,
- le décès,
- pour non paiement de la cotisation,
- par décision du Conseil d'administration pour tout autre motif.
Article 8 - Ressources
- le montant des cotisations et des frais de constitution de dossier,
- les subventions du département, de l'Etat, des communes et autres collectivités,
- les dons manuels, legs
- les intérêts et revenus des sommes appartenant au cercle
- le produit des ventes, publications et documents édités par l'association.
Article 9 - Le Conseil d'administration
L'association est gérée et administrée par un conseil d'administration composé de 15 à 18 membres élus à majorité simple par l'assemblée générale, à bulletin secret, pour une durée de 6 ans avec un renouvellement par tiers tous les 2 ans.
Les membres sortants sont rééligibles.
En cas de vacance, le Conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres par cooptation. Il est procédé à leur remplacement définitif par l'Assemblée Générale suivante.
Le mandat des membres ainsi désignés prend fin à l'époque où devraient normalement expirer les mandats des membres remplacés.
Article 10 - Réunion du conseil d'administration
Le conseil d'administration se réunit au moins trois fois par an sur convocation de son président, et chaque fois que nécessaire ou sur la demande du quart de ses membres
Les convocations mentionnent l'ordre du jour de la réunion arrêté par le Président du conseil d'administration.
Le conseil d'administration est responsable de tout le fonctionnement de l'association. Il en assure la bonne marche pour la meilleure réalisation des objectifs et rend compte de sa gestion et administration à l'assemblée générale.
Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas de partage, la voix du président est prépondérante.
Il est tenu un procès-verbal des délibérations.
Article 11 - Le Bureau
Le conseil d'administration élit parmi ses membres un bureau composé de :
- un président - un ou plusieurs vice-présidents
- un secrétaire - un secrétaire-adjoint
- un trésorier - un trésorier-adjoint
Le conseil d'administration peut s'adjoindre à titre consultatif toute personne susceptible d'apporter une information spécifique.
Le bureau est choisi après le renouvellement du tiers sortant des membres du conseil d'administration et en cas de modification de sa composition
Article 12 - Assemblée générale ordinaire
L'assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l'association à jour de leur cotisation.
Elle est convoquée au moins une fois par an dans les six mois de la clôture des comptes de l'exercice, et chaque fois qu'il est besoin, sur convocation du président de l'association, ou sur la demande du quart des membres cotisant régulièrement. L'ordre du jour, fixé par le Conseil d'administration, est indiqué sur la convocation
Pour pouvoir valablement délibérer, il faut que le nombre des membres présents ou représentés à l'assemblée générale soit au moins égal au quart des membres de l'association.
L'assemblée générale se prononce sur chaque rapport d'activité, financier et d'orientation présenté par le conseil d'administration. Les rapports sont soumis à son approbation.
Elle arrête le taux des cotisations proposé par le conseil d'administration.
Elle discute et oriente les projets exposés.
Elle a compétence pour les modifications du règlement intérieur
Elle procède au renouvellement du tiers sortant des membres du conseil d'administration
Les décisions de l'assemblée générale et du conseil ne sont valablement prises que sur les questions préalablement mises à l'ordre du jour ou soumises au vote parmi les questions diverses.
Article 13 - Assemblée générale extraordinaire
L'assemblée générale extraordinaire est convoquée dans les cas de circonstances exceptionnelles : modifications statutaires, cessation d'activité, dissolution.
Elle statue à la majorité du quart des membres présents ou représentés.
Si le quorum n'est pas atteint, l'assemblée générale extraordinaire est convoquée une deuxième fois dans les quinze jours qui suivent. Elle délibère alors valablement cette seconde fois, avec le même ordre du jour, quel que soit le nombre d'adhérents présents ou représentés.
Article 14 - règlement intérieur
Le conseil d'administration établit le règlement intérieur qui fixe les divers points non prévus par les présents statuts et précise les modes de fonctionnement de l'association et de ses activités.
Il est soumis à l'approbation de l'assemblée générale.
Article 15 - Dissolution
L'assemblée générale extraordinaire a compétence pour prononcer la dissolution de l'association.
Elle désigne un ou plusieurs liquidateurs afin que l'actif éventuel soit dévolu à un organisme poursuivant les mêmes buts conformément à l'article 9 de la loi du 1er juillet 1901.
Fait à Saintes, le 18 Mars 2007
La Présidente,
Jacqueline PROST