Le réglement intérieur

Le présent règlement intérieur complète l’article 14 des statuts du Cercle Généalogique de Saintonge

Les membres

Adhésion
Les personnes désirant adhérer devront remplir une demande d’adhésion. Cette adhésion est faite au nom d’une personne physique et non d’une association.
Pour les mineurs, il sera demandé une signature du représentant légal.
Il est remis à chaque nouveau membre une carte de l’association et un numéro d’adhérent à rappeler dans toute correspondance.
L’adhésion est renouvelable tous les ans après règlement de la cotisation.

Obligations et droits des membres

Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation fixée annuellement par l’Assemblée générale sur proposition du conseil d’administration
Cette cotisation est annuelle et couvre l’année civile, elle est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre

Radiations

Conformément à l’article 7 des statuts, un membre peut être exclu pour les motifs suivants :

  • Non-respect des statuts et du règlement intérieur
  • Faire l’exploitation lucrative des travaux détenus par le CGS ou réalisés sous son égide
  • Comportement non conforme à l ‘esprit de notre association

Fonctionnement de l’Association

Accès à la salle de lecture

  • Dès son arrivée, l’adhérent doit se présenter au bureau d’accueil en déclinant son nom
  • Une fiche nominative devra être obligatoirement mise à la place du dossier emprunté
  • Ne pas oublier de remettre dans les dossiers suspendus, en quittant la salle, les relevés consultés
  • La salle de lecture est réservée à la consultation :
    ⁃ des relevés BMS
    ⁃ des documents déposés par les adhérents
    ⁃ des ouvrages de la bibliothèque
    ⁃ des bulletins des autres Cercles généalogiques
    ⁃ des ordinateurs sur lesquels sont enregistrées les données BMS de notre Cercle du C.G.A. (La Rochelle). et du C.G.S.S (Montendre)
  • Des photocopies peuvent être demandées
  • Les relevés manuscrits, les documents placés dans la dernière salle doivent être demandés à l’accueil (voir liste dans le répertoire annuel)
  • Les relevés de registres paroissiaux et les relevés d’actes notariés sont vendus sous forme de brochures, à demander à l’accueil, ou par courrier postal ; la fiche de commande et le paiement doivent être fournis. Les tarifs sont fixés par les responsables. La reproduction en est interdite. Les relevés des actes notariés sont fournis aux conditions indiquées sur notre site. Ils sont aussi consultables au local, sur nos brochures, ou dans notre base de données. En outre, tout membre d’un cercle fédéré aura droit de consultation de toute notre documentation.
    La copie de nos données sur clé USB, CD, DVD ou disquette est strictement interdite, le contenu de la base « Nimègue » est la propriété du C.G.S

Recommandations

  • Ne pas se servir de téléphone portable
  • Ne pas manger et boire à proximité des ordinateurs et documents
  • Ne pas amener d’animaux domestiques
  • Ne pas fumer

Bureau et conseil d’administration

Le bureau traite des affaires courantes sous contrôle du Président qui peut organiser des réunions sur convocation ; certains sujets débattus pourront servir à la réunion du conseil d’administration suivante. Un compte rendu sera établi et annexé au registre de délibérations du conseil d’administration.
Le Président informera le conseil de toute demande de participation à une manifestation émanant d’associations généalogiques et autres. Il est souhaitable que la décision lui revienne et en cas d’urgence, prendra l’initiative qui convient le mieux après consultation des membres du bureau.
Lors d’un conseil d’administration, chaque membre ne pourra disposer que d’un pouvoir. Dans le cas où plusieurs pouvoirs seraient attribués à un seul membre, ils seront distribués aux autres membres par ordre décroissant d’âge.
La convocation peut être envoyée par courrier postal ou électronique ; en cas d’absence l’envoi du pouvoir par mail est accepté.

Assemblée générale ordinaire

Conformément à l’article 12 des statuts de l’association, l’assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an dans les conditions définies par les statuts.
Chaque adhérent dispose d’une voix à titre personnel. Les membres qui sont empêchés de se rendre à l’assemblée générale, peuvent se faire représenter par un mandataire adhérent de l‘association en envoyant un pouvoir signé.
Tout adhérent présent à l’assemblée générale peut disposer de 5 pouvoirs signés. Les pouvoirs reçus sans nom de bénéficiaire sont répartis entre les membres présents.

Membres adhérents bénévoles

Le bénévolat est un choix volontaire. Le bénévole s’engage sans chercher de contrepartie financière.
Il participe en fonction de ses disponibilités. Il ne doit pas diffuser les données du CGS dans un but lucratif et concurrentiel.

Site Internet
Afin de faire connaître son existence et ses activités, le C.G.S. dispose d’un site sur Internet : http://www.cgsaintonge.fr

Généabank
Ce service de recherches généalogiques est ouvert à tous les adhérents à jour de leur cotisation. Il est attribué, trimestriellement, à chacun un nombre de points, défini par les responsables, après avis du conseil d’administration.
Il n’est pas possible de faire des échanges de points entre adhérents. Toutefois, il peut être demandé un complément de points. Un code d’accès est attribué lors de l’inscription.

Permanences
Une permanence est tenue par les administrateurs, tous les mercredis et samedis après-midi, de 14 heures à 17 heures, excepté les jours fériés.

Publications
Le bulletin est une publication trimestrielle adressée aux adhérents ayant souscrit la cotisation annuelle avec abonnement. Il a pour but de favoriser les échanges d’informations généalogiques entre les adhérents, (entraide, publication de généalogies, de listes patronymiques) possibilité de poser des questions. Un répertoire annuel des nos brochures et documents est adressé à tous nos membres.

Relations avec les Associations
Le Cercle généalogique de Saintonge est affilié à la Fédération Française de Généalogie reconnue d’utilité publique le 23 avril 2017. Le cercle est rattaché au collège C.

Fait à Saintes, le 18 mars 2018
Le Conseil d’Administration